Real-time запись (РТЗ) — это третий и самый эффективный способ записи в клинику на НаПоправку. Это полноценная онлайн-запись, сразу на конкретный интервал в расписании клиники. Пациент видит на Напоправку календарь работы врача с доступным временем для записи и нажимает на нужное. Когда он подтверждает запись, эта информация через интеграцию автоматически поступает в медицинскую информационную систему (МИС) клиники. Соответствующее окно в расписании врача отмечается как занятое, в МИС передается ФИО и телефон пациента.
Real-time запись (РТЗ) — главный и уникальный продукт НаПоправку. Он полезен и клиникам, и пациентам (они могут решить свою проблему быстро, записаться сразу на нужное время). Его популярность постепенно растет. В 2019 году 13-14% пациентов записывались через real-time запись (РТЗ), в феврале 2020 года — уже 25%.
Клиникам real-time запись (РТЗ) дает 5 преимуществ:
- Число записей увеличивается в среднем в 1,5-2 раза.
- Снижаются нагрузка на колл-центр и доля отказов.
Пациенты сразу записываются на выбранное время к выбранному специалисту. В медцентр поступает меньше нерелевантных звонков, когда, например, пациент во время звонка выясняет, что нужный врач принимает только в неудобный день.
- Растет доходимость пациентов.
Пользователи, записавшиеся сразу на удобное время, с большей вероятностью доходят до приема, чем те, кто записался по кнопке.
- После подключения РТЗ клиника поднимается в выдаче НаПоправку.
Выдача результатов поиска на сайте заточена под РТЗ. На НаПоправку есть 4 фильтра результатов поиска: «по ближайшей записи», «по рейтингу», «по цене», «по близости к метро. Автоматически (без дополнительных действий пользователя) врачи и клиники ранжируются именно по ближайшей записи, то есть ближайшему доступному времени посещения специалиста. Второй параметр, который учитывается в автоматической выдаче — рейтинг доктора. Популярный врач с большим количеством положительных отзывов будет показываться выше, чем доктор с одним отзывом.
Логика проста: пользователь хочет решить свою проблему со здоровьем как можно быстрее, и мы даем ему такую возможность. Кроме того, мы недавно добавили дополнительные фильтры поиска: «на сегодня», «на ближайшие 3 дня», «на выходные», «на утро», «на вечер». Это сокращает путь пациента от намерения до приема и помогает удовлетворить запрос за минимальное число действий.
- Real-time записи можно отменить.
Пациенты, которые записались через РТЗ, могут отменить запись через личный кабинет пользователя, если их планы изменились. НаПоправку сообщает медцентру об отмененной записи, и клиника может записать на освободившееся время нового пациента. Отмененные записи не тарифицируются. Клиника за них не платит НаПоправку.
Как real-time запись (РТЗ) работает
Полный функционал РТЗ реализуется через интеграцию НаПоправку с медицинской информационной системой клиники (МИС). Мы настроили штатные интеграции с большинством популярных медицинских информационных систем (Инфоклиника, Медиалог, Реновацио, 1С, Dental4Windows, Робомед, Medmis, CRM Soft, I-Dent, Medesk и др.), поэтому обычно подключение происходит быстро и легко. Система может заработать в течение 1 рабочего дня. Но мы всегда тестируем систему перед запуском, поэтому еще один рабочий день уйдет на тест, отладку и инструкции.
Если нужны доработки, то на интеграцию может уйти от нескольких дней до нескольких недель, большая часть — на согласования и разрешения. Иногда маркетолог клиники понимает выгоду РТЗ, готов ее подключить, но пока все службы и инстанции согласятся и дадут IT-специалисту отмашку, проходит время.
По сути, все, что требуется от клиники для РТЗ: согласие руководителя, контакты IT специалиста или сотрудника, отвечающего за программное обеспечение, иногда документ — разрешение для МИС работать с НаПоправку. Команда НаПоправку сама связывается с представителями МИС и настраивает интеграцию, проводит тестирование, координирует взаимодействие всех сторон.
Если у клиники нет вообще никакой медицинской информационной системы (МИС) и она записывает клиентов в «тетрадку», мы предлагаем готовое решение- «Календарь НаПоправку». Это электронное расписание, которое интегрировано с нашим сайтом. Если клиника ведет расписание и запись своих пациентов в Календаре, информация о свободных окнах передается НаПоправку, и пользователи видят окна записи как при полной интеграции с МИС.
Если МИС есть, но она самописная или переработанная, запуск интеграции длится дольше, но безнадежных ситуаций нет. Мы всегда ищем варианты, помогаем, консультируем и запускаем систему, только когда уверены, что информация передается корректно, в полном объеме, и все работает эффективно и для клиники, и для пациентов.
Ограничения и проблемы
Некоторые клиники боятся, что интеграция медицинской информационной системы (МИС) с НаПоправку и РТЗ нарушают правила обработки персональных данных. Это не так. НаПоправку не получает данные о пациентах клиники, только список свободных окон, примерно в таком формате: «Клиника „Ромашка“. Доктор Петров. Интервал в 13:00 длительностью 30 минут в понедельник свободен».
Сам сервис при записи нашего пользователя передает клинике данные, которые пациенты оставили на НаПоправку и разрешили обрабатывать: ФИО, мобильный телефон, email. Пациент обязательно подтверждает запись через код в смс, то есть мы гарантируем, что он ввел номер телефона, по которому с ним можно связаться. Таким образом в клинику через нас может записаться и занять окно в расписании доктора только реальный пациент, подтвердивший свою личность.
Некоторые клиники готовы передавать нам расписание своих специалистов, но боятся прямой записи в свою МИС. Для них мы можем настроить интеграцию в режиме чтения. При ней МИС клиники передает расписание, система НаПоправку его «прочитывает» и выводит расписание для пациентов, но записи наших пользователей не занимают окна в МИС. Пациент только оставляет заявку, а запись производит администратор клиники после диалога.
К сожалению, этот вид РТЗ имеет ряд недостатков. Главный: несмотря на постоянную проверку и регулярные «прочтения» расписания клиники, остается небольшая задержка. Из-за нее пациент может выбрать уже занятое окно приема.
Еще иногда real-time записи РТЗ боятся медцентры, у которых в штате нет постоянного программиста, кто мог бы настроить систему. Но и эту проблему команда НаПоправку берет на себя. Решение зависит от МИС клиники. Если у нас настроена штатная интеграция, то услуги программиста часто не нужны. Клиника должна разрешить сотрудникам МИС провести интеграцию, и дальше мы все сделаем сами. Если МИС самописная, доработанная «под себя», то где-то есть человек, который ее дорабатывал. В каждой ситуации мы, как лицо заинтересованное, разбираемся, разговариваем, наши программисты ищут решения.
Клиника любого размера, направления и с любым ПО может подключить РТЗ. Если клинике нужны новые пациенты, то РТЗ — самый эффективный и быстрый способ их получить.
Кроме того, РТЗ можно отключить в любой момент, можно скорректировать список врачей, для которых доступна РТЗ, список услуг. Для тех, кто боится технических накладок, можно подключить «Обратный звонок», то есть автоматическое соединение с пациентом по телефону сразу после записи.
Если клиника решит отказаться от РТЗ, то интеграция между МИС клиники и НаПоправку останавливается нажатием одной кнопки. Мы перестаем получать информацию о свободных окнах и не отображаем ее на сайте. При этом если клиника снова меняет решение и возвращается после перерыва, мы одним кликом восстанавливаем интеграцию и возвращаем РТЗ.
Стоимость подключения РТЗ
НаПоправку подключает и обеспечивает работу РТЗ бесплатно. Клиника платит за real-time записи столько же, сколько и за остальные виды записи. Команда НаПоправку максимально заинтересована в развитии этого инструмента, поскольку он приносит пользу пациентам.
Но в редких случаях от медцентра требуются дополнительные расходы на МИС: оплата обновления, если версия МИС устарела, или оплата дополнительной нагрузки на сотрудников, обслуживающих МИС. Каждый такой случай мы рассматриваем отдельно и делаем все возможное, чтобы сократить расходы медцентра.
Изменение работы из-за real-time записи (РТЗ)
Работа клиники из-за подключения РТЗ почти никак не меняется. Руководство клиники должно сообщить администраторам, что теперь у клиники появилась real-time запись (РТЗ) НаПоправку и что эти записи можно отличить по таким-то идентификаторам.
После интеграции сотрудники клиники будут видеть, что запись пришла именно от НаПоправку. Настройки зависят от возможностей конкретной МИС, но у абсолютного большинства можно добавить источник записи. В самых сложных случаях мы можем передавать метку, которая будет показывать клинике, что этот пациент пришел от нас. Еще мы можем дублировать информацию обо всех наших пациентах на электронную почту. И клиника всегда видит все наши записи в личном кабинете, с указанием типа записи: телефон, кнопка или РТЗ.
Дальше принцип работы с пациентами отличаться не будет. Как медцентр обычно обрабатывает записи, так он и будет их обрабатывать. Если медцентр звонит всем записавшимся пациентам, пациентам НаПоправку он тоже сможет позвонить. Если им приходят смс-напоминания о приеме, они также придут и пациентам от НаПоправку.
Еще важно проговорить алгоритм обработки отмененных real-time записей (РТЗ). Если пользователь отменяет запись, на контактный email медцентра приходит письмо с информацией, а на телефон поступает автоматический звонок с деталями. После этого администратор клиники может вручную «освободить» окно приема в МИС. Оно будет доступно для других пациентов.
Как подключить real-time запись (РТЗ)
Чтобы подключить РТЗ, сообщите вашему персональному менеджеру НаПоправку о своем желании или напишите письмо с темой «РТЗ» на help@napopravku.ru. В письме укажите название своей МИС (например, Инфодент, D4W или др), контакты технического специалиста, который в медцентре будет отвечать за настройку системы. Наши сотрудники свяжутся с ним и все настроят. Если технического специалиста в клинике нет, напишите об этом.
Первой мы настраиваем РТЗ на приемы врачей. Когда тестирование показывает, что расписание докторов и информация о записях передаются корректно, ваш персональный менеджер свяжется с вами и сообщит, что все готово. Мы включим интеграцию для всего списка врачей (или ограниченного списка, если вы предпочтете такой вариант).
После приемов врачей мы включаем РТЗ на услуги (МРТ, ФГДС, УЗИ и пр). На этом этапе НаПоправку требуется больше информации от клиники. Нам необходимо, чтобы клиника рассказала, как в ней устроено расписание и как администраторы записывают пациентов на разные услуги. Эта информация точно есть у сотрудников клиники, ее просто надо передать команде НаПоправку, чтобы мы добавили ее на сайт и дали пользователям возможность записаться на ваши услуги. Опять же, мы помогаем на каждом этапе.
Обновление данных и донастройка после подключения
Преимущество real-time записи (РТЗ) — это скорость и удобство. Но чтобы она работала полноценно, пациентам нужна актуальная информация. Пожалуйста, сообщайте НаПоправку, если в клинике что-то изменилось: уволился или появился новый доктор, сломалось оборудование, врач начал оказывать новую услугу и т.д. Например, если уволился врач, который делал много видов УЗИ, то на НаПоправку может за один раз пропасть запись в этот медцентр на все виды УЗИ сразу. Чтобы сообщить нам информацию, достаточно прислать письмо на help@napopravku.ru со списком обновлений. Мы добавим новые и удалим устаревшие данные.
РТЗ сразу поднимает клинику в выдаче результатов поиска на портале, но еще играет роль число доступных для записи окон (временных слотов). Например, если у клиники подключена РТЗ, но ближайшее доступное окно для записи к гинекологу Х только через три недели, то этот гинеколог будет выводиться не на первой, а второй или третьей странице выдачи, ниже гинекологов других клиник, к которым можно записаться на завтра, послезавтра и через неделю. Также на результаты выдачи влияет и рейтинг докторов. То есть популярный врач с большим числом положительных отзывов и РТЗ-расписанием будет показываться выше, чем доктор с одним отзывом.
Часто клиники спрашивают, что им сделать, чтобы их врачи или услуги показывались выше конкурентов. Для этого нужно подключить РТЗ и давать больше свободных окон для записи.