Real-time запись (РТЗ) — это самый эффективный способ записи в клинику на сервисе НаПоправку. Это полноценная онлайн-запись на конкретный интервал в расписании клиники. Пациент видит календарь работы врача с доступным временем для записи и выбирает нужный слот. Когда он подтверждает запись, она передаётся в медицинскую информационную систему (МИС) клиники. Окно в расписании врача отмечается как занятое, в МИС передаётся ФИО и телефон пациента. РТЗ удобна пациентам — они могут быстро решить свою проблему, записавшись сразу на нужное время. РТЗ составляют ≈40% всех записей через сервис НаПоправку.
Преимущества РТЗ для клиники
Число записей после настройки интеграции увеличивается в 1,5−2 раза.
Снижается нагрузка на кол-центр и доля отказов.
В клинику поступает меньше нерелевантных звонков, в которых пациент выясняет, что ему не подходит ни один слот в расписании врача.Растёт доходимость пациентов. Пользователи, записавшиеся онлайн, чаще доходят до приёма, чем те, кто записался по звонку.
После подключения РТЗ клиника поднимается в выдаче НаПоправку.
Поисковая выдача устроена так, что врачи с окнами на ближайшие дни по умолчанию отображаются выше остальных. Подробнее о правилах сортировки можно узнать здесь: https://help.napopravku.ru/knowledge_base/item/274693?sid=46492.
Пользователь хочет решить проблему со здоровьем как можно быстрее, и мы даём ему эту возможность. У нас есть дополнительные фильтры поиска: «на сегодня», «на ближайшие 3 дня», «на выходные». Это сокращает путь пациента от намерения до приёма и помогает удовлетворить запрос за минимальное число шагов.
Реал-тайм записи можно отменить, и это снижает затраты.
Если планы изменились, пациент может отменить реал-тайм запись через личный кабинет. Клиника не платит сервису за записи, которые пациент отменил в ЛК. Освободившееся время сможет занять новый пациент.
Как работает РТЗ
Полный функционал РТЗ реализуется через интеграцию НаПоправку с МИС. Мы настроили штатные интеграции с большинством популярных медицинских информационных систем (Инфоклиника, Медиалог, Реновацио, 1С, Dental4Windows, I-Dent, YClients, Medesk и др.), поэтому обычно подключение происходит быстро и легко. Система может заработать в течение одного рабочего дня. Но мы всегда тестируем систему перед запуском, поэтому ещё один рабочий день уйдет на тест, отладку и инструкции.
Если нужны доработки, то на интеграцию может уйти от нескольких дней до нескольких недель, большая часть — на согласования и разрешения. Иногда маркетолог клиники понимает выгоду РТЗ, готов её подключить, но пока все службы и инстанции согласятся и дадут IT-специалисту отмашку, проходит время.
Всё, что требуется от клиники для РТЗ: согласие руководителя, контакты IT-специалиста, иногда документ-разрешение на работу с НаПоправку для МИС. Наша команда сама связывается с представителями МИС и настраивает интеграцию, проводит тестирование, координирует взаимодействие всех сторон.
Если у клиники нет МИС и вести расписание приходится вручную в таблице, мы предлагаем готовое решение — «Календарь НаПоправку». Это электронное расписание, которое интегрировано с нашим сайтом.
Если МИС есть, но она самописная или переработанная, запуск интеграции длится дольше, но безнадёжных ситуаций нет. Мы всегда ищем варианты и запускаем систему, только когда уверены, что всё работает корректно.
Ограничения и возможные проблемы
Некоторые клиники опасаются, что интеграция МИС с НаПоправку нарушает правила обработки персональных данных. Это не так. НаПоправку не получает данные о пациентах клиники — только список свободных окон.
Сам сервис при записи нашего пользователя передаёт клинике данные, которые пациенты оставили и разрешили обрабатывать: ФИО, мобильный телефон, email. Пациент обязательно подтверждает запись через код в SMS — мы гарантируем, что он ввёл номер телефона, по которому с ним можно связаться. Таким образом, занять окно в расписании доктора может только реальный пациент.
Что делать, если в клинике нет штатного программиста? Решение зависит от МИС. Если у нас настроена штатная интеграция, то услуги программиста часто не нужны. Клиника должна разрешить сотрудникам МИС провести интеграцию, а дальше мы всё сделаем сами. Если МИС самописная или доработанная под конкретную клинику, то где-то есть человек, который ее дорабатывал. Мы заинтересованы в настройке интеграции, поэтому готовы разбираться и находить решения.
Клиника любого размера, направления и с любым ПО может подключить РТЗ. Если клинике нужны новые пациенты, то РТЗ — самый эффективный и быстрый способ их получить.
РТЗ можно отключить в любой момент — как полностью, так и для конкретных врачей/услуг. Также интеграцию можно быстро возобновить.
Стоимость подключения РТЗ
НаПоправку подключает и обеспечивает работу РТЗ бесплатно. Клиника платит за РТЗ столько же, сколько и за записи по телефону.
В редких случаях от клиники требуются дополнительные расходы на МИС: оплата обновления программы, если версия устарела, или оплата дополнительной нагрузки на сотрудников, обслуживающих МИС. Каждый такой случай мы рассматриваем отдельно и делаем всё возможное, чтобы сократить расходы клиники.
Изменение работы из-за РТЗ
Работа клиники из-за подключения РТЗ почти никак не меняется. Руководство клиники должно сообщить администраторам, что теперь пациенты с НаПоправку могут записываться напрямую в МИС и что эти записи можно отличить по определённым идентификаторам.
Сотрудники клиники будут видеть, что запись пришла именно от НаПоправку. Настройки зависят от возможностей конкретной МИС, но у абсолютного большинства можно добавить источник записи. При необходимости мы можем дублировать информацию о записях на электронную почту.
Дальше принцип работы с пациентами отличаться не будет. Если клиника звонит для напоминания о приёме всем записавшимся, пациентам НаПоправку она тоже сможет позвонить. Если им приходят SMS-напоминания о приёме, они также придут и пациентам от НаПоправку.
Если пользователь отменяет запись, на контактный email клиники приходит письмо с информацией, а на телефон поступает автоматический звонок с деталями. После этого администратор клиники может вручную освободить окно приема в МИС. Оно будет доступно для других пациентов.
С некоторыми МИС у нас реализована прямая отмена: пациент отменяет запись, и она сразу удаляется из МИС.
Как подключить РТЗ
Обратитесь к вашему менеджеру НаПоправку или напишите письмо с темой «РТЗ» на [email protected]. В письме укажите название своей МИС, контакты технического специалиста. Наши сотрудники свяжутся с ним и все настроят. Если технического специалиста в клинике нет, напишите об этом.
Также оставить заявку можно через личный кабинет в разделе Интеграция. После настройки РТЗ в этом разделе можно будет отслеживать стабильность работы интеграции.
Первым делом мы настраиваем РТЗ на приёмы врачей. Мы включим интеграцию для всех врачей или ограниченного списка, если вы предпочтёте такой вариант.
Следующий шаг — настройка РТЗ на услуги (МРТ, ФГДС, УЗИ и др.). На этом этапе НаПоправку требуется больше информации: мы направляем представителю клиники таблицу, в которой нужно указать, какие врачи проводят те или иные процедуры.
Обновление данных и донастройка после подключения
Преимущество РТЗ — это скорость и удобство. Но чтобы канал работал полноценно, пациентам нужна актуальная информация. Пожалуйста, сообщайте НаПоправку, если в клинике что-то изменилось: уволился действующий врач или пришёл новый, сломалось оборудование, врач начал оказывать новую услугу и т. д. Чтобы сообщить нам об изменениях, достаточно прислать письмо на [email protected] с названием вашей клиники и списком обновлений.